ERP管理系统如何做好物料编码 易呈软件提供经验技巧

ERP系统中物料编码的用途：

识别*性，信息沟通与交流的标准语言；

提高物料计划、控制及仓储收、发、存等管理效率；

快速查询、检索、录入、排序、易读，易记和易识别等辅助需求；

结合企业信息ERP系统支持的水平，将过去手工编码与现代化信息系统共享结合并做到扬长避短，帮助用户快速查询、检索、录入，易读，易记和易识别是我们物料编码的基准。

一、考虑物品分类需求。 

根据企业物料数据级别，分别针对成品与原材料制定相应的编码规则，如大、中、小三级分类（具体使用几级，每级几位容量据企业物料特征分析），再辅之以流水号，一般常规企业都够用了！ 

Eg，以大、中、小三级分类为例，其中大类在1位数（10以内），中、小类根据情况可又是一位或二位（100以内），流水号5位，即支持企业*多十万个分类，每个小类十万的物料编码容量，一般常规企业绰绰有余了！在应用中，一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心，当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码，再加上一个通配符即可快速定位目标物料；编码原则如此设计，可以*大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50%以上。

ERP软件还有一个特点，就是能做到信息一次录入，平台与协作团队共享，对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范，可以加以利用，如规范物品规格、目录册项或者描述规定，并记入信息系统，既满足了编码与规则修撰的频次与工作量，也提高工作效率。

二、应考虑可扩展性的需要。 

编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装，现在主要用的是0805，0603，可能以后会逐渐使用0402和0201的，那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。

三、多少有别，巧用“其他”分类。 

在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料，针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。 

一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难；另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。 

利用其他分类，就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时，给每个种类的物料都编一个其他的分类，则，把一些常用的零件按其正常情况分类，把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料，都合并到其他类中，可以减少用户很多的工作量，并且使用效果不会受到影响，事半功倍，何乐而不为呢？ 

四、变动属性不应纳入编号。

有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编号中。否则，一但发生变动时，是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数，责任部门，其它如客户所属之责任区，业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法，应将这些属性另设独立的栏位表达。

五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或*信息。 

我们说的物料基本信息，一般包括两部分内容，一是物料的种类信息，如包装材料还是零件；另外一种是物料的具体信息，如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中，要把种类信息纳入其中，而对于物料的具体信息不应该纳入其中。 

有些用户，喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去，如此的话，看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的，但是，实际上，会产生其他很多的错误。 

如当该零件有多个供应商时，则会需要编写多个编码，供应商越多，编码越多；其次，当该零件多个供应商没有区别，每个客户都可以使用时，则编写BOM会遇到麻烦，不知道用哪种零件为好，虽然，可以指定一个供应商为默认的供应商，其他的作为替代件来解决，但是，这也与企业实际管理有点差异，替代件的话，永远会只在被替代件无法满足需求的情况下，才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡，若如此编码，ERP系统就无法满足企业的需要。 

可见，若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去，企业很可能会搬起石头，砸自己的脚。一般情况下，只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产，才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去（有时候，有些客户会出于种种原因，如企业某个供应商是其子公司等原因，要求企业指定有某个供应商的零件），遇到这种情况，企业为了管理上的准确问题，可以把这些材料分离出来编一个新的料号，而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。 

物料的其他信息，如颜色、规格等，也如同上面的例子，一般也是不纳入物料编码的规则为好。 

六、能用数定的不用字母，能用字母的不用汉字。 

打中文速度快，还是打英文速度快？当然是英文速度快。 

打中文准确率高，还是打英文准确率高？当然是打英文准确率高。 

中英文混输快，还是光输入英文或者中文速度快，并且准确呢？当然是后者快而准确。 

较之数字小键盘，数字在速度和准确率方面又更胜一畴

既然如此，我们为什么要在编码中，加入几个中文汉字呢？ 

有些企业由于用户的文化水平普遍不高，平时不怎么接触英文，所以，在物料编码时，他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中，非常的不方便。 

查询时我们要求的就是快而准确，若我们在输入编码时，非常的费时，而且容易出错，那我们要物料编码还有什么意义呢 ？

七、在编码信息中，避免使用特殊符号。 

编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号（只是为了区分编码的段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；如果使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时与0、1、2相混淆；

八、长短应适中。 

物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到*后，他会加倍的还给他们。另一方面，进行输入查询也比较麻烦。 

一般情况下，我们建议，编码长度*好不要*过12位，若像身份证这样18位的话，输起来够让人头疼的。　那如何能够使得长度不*过12位呢？用户可以从如下几个方面考虑： 

1、在物料编码中，编码时，不要想把*信息都纳入其中。在上篇文章中，笔者也强调过，在编码时，只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用；若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话，20位都不够。 

2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位。别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP进销存软件各个功能中都要用到。根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来，看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。 

3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11码时，是没有必要的。 

4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码，长度*好一致，这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等，这些做法不是很合适。因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。 

九、应有防错功能。 

各位对于身份证号码应该都比较熟悉，如身份证号码339005197805051818，18位为效验位（识别码），通过复杂公式算出，普遍采用计算机自动生成。所以，在编码时，*好也能够具有自动防错功能。 

1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。 

2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。 

ERP仓库管理系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢？为什么其他的内容没有这个功能呢？其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP供应链系统来说，是多么的重要。

十、应容易记忆。 

物料编码是用来做什么的？是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。 

所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。 

利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，即方便记忆、理解，输入又比较方便。

十一、对于原先的编码，若发现问题时，要坚决抛弃。 

在企业上生产管理系统前，或多或少都有了自己的编码体制。但是，这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的，或者说，不符合编码的原则。如对于同一种物料，不同的供应商就按不同的编码来管理；物料*按流水号进行编写，没有分类，连*基本的原材料跟成品都没有区分，难以记忆；而因为没有通过信息化软件进行管理，导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的，如一物二码、二物一码的情况都存在，为此，企业要特别注意，即使企业已经拥有编码体系，对物料编码也要进行一一梳理，一一核对其准确性。这么做，虽然比较花时间，但是，确是比较值得的。 

更糟糕的是，在ERP实施时，他们不听顾问的建议，对物料进行重新编码；而认为重新编码要花费太多的时间跟精力，没有人愿意做这件事情，宁可让这些错误存在，也不愿意花力气去重新整理。 

当这套编码原封不动的用到ERP系统中后，结果就可以遇见了。*后没办法，只好*返工，重新修改了编码原则，并按新的编码原则对物料进行编码。

十二、兼容性。

建立本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系，可以自由查询、对照；为EDI及供应链协同建立桥梁。